為解決傳統(tǒng)城建檔案歸檔過程中存在的“末期集中提交、審核周期長(zhǎng)、反復(fù)修改”等難題，公安縣住建局近期正式上線運(yùn)行城建檔案在線接收系統(tǒng)，通過“分階段交檔審核”與“聲像檔案在線采集”兩大核心功能，全面優(yōu)化歸檔流程，提升檔案管理效能，助力城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

推行分階段交檔  破解“末期集中歸檔”困局

該系統(tǒng)創(chuàng)新設(shè)置分階段交檔功能，將檔案提交拆解為項(xiàng)目立項(xiàng)備案、施工過程、竣工驗(yàn)收等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，明確各階段歸檔清單與審核標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)單位可隨項(xiàng)目進(jìn)展在線分步提交相應(yīng)檔案，審核人員實(shí)時(shí)反饋修改意見，實(shí)現(xiàn)“邊建設(shè)、邊歸檔、邊審核”，有效減輕末期集中歸檔壓力，從源頭保障檔案的完整性與時(shí)效性，避免了以往“一次性提交、多次往返”的低效問題。

實(shí)現(xiàn)聲像檔案線上采集  打造“一次不跑”歸檔體驗(yàn)

作為系統(tǒng)上線的核心亮點(diǎn)，聲像檔案在線接收功能精準(zhǔn)破解傳統(tǒng)模式下“紙質(zhì)流轉(zhuǎn)慢、格式不統(tǒng)一、存儲(chǔ)易破損、查詢不便”等難題。系統(tǒng)集成格式自動(dòng)兼容、批量上傳、在線預(yù)覽、異地備份等核心能力，全面支持工程照片、施工視頻、航拍素材等各類聲像檔案的分類上傳與規(guī)范化歸檔。建設(shè)單位無需攜帶硬盤上門，通過電腦端即可完成聲像資料一鍵上傳，系統(tǒng)自動(dòng)適配主流音視頻、圖片格式，杜絕格式不兼容困擾；審核人員在線預(yù)覽核驗(yàn)，實(shí)時(shí)推送命名規(guī)范、內(nèi)容完整性等修改建議，建設(shè)單位在線即可完成完善，審核通過后即時(shí)生成電子回執(zhí)，實(shí)現(xiàn)聲像檔案“全程網(wǎng)辦、一次不跑”。該功能上線后，聲像檔案接收效率較傳統(tǒng)模式提升60%以上，成為最受企業(yè)歡迎的亮點(diǎn)功能。

強(qiáng)化配套服務(wù)  全面提升辦事效率

為助力建設(shè)單位快速適應(yīng)線上歸檔模式，縣住建局組建專項(xiàng)服務(wù)小組，通過“一對(duì)一”遠(yuǎn)程指導(dǎo)、在線答疑群等方式，及時(shí)回應(yīng)并解決檔案命名、上傳失敗、節(jié)點(diǎn)不清等常見問題。同步優(yōu)化審核機(jī)制，將原有線下多輪往返流程簡(jiǎn)化為“實(shí)時(shí)反饋—在線修改—一鍵確認(rèn)”的線上閉環(huán)，整體辦理時(shí)限壓縮約70%。有建設(shè)單位人員反饋：“以往送審聲像資料需多次攜帶硬盤往返，如今在家就能按進(jìn)度上傳、在線修改，進(jìn)度實(shí)時(shí)可查，確實(shí)方便很多?！?/p>

夯實(shí)數(shù)據(jù)根基  構(gòu)建規(guī)范化數(shù)字檔案體系

該系統(tǒng)已對(duì)接公安縣城建檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)聲像檔案與紙質(zhì)、圖紙等資料的智能關(guān)聯(lián)與統(tǒng)一歸檔，逐步構(gòu)建起“一案一檔、圖文音視齊全、階段完整”的數(shù)字化檔案資源體系。通過異地備份、權(quán)限分級(jí)等安全措施，保障檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可靠；同時(shí)，支持多維度精準(zhǔn)檢索，為城市追溯、規(guī)劃分析與更新治理提供高效數(shù)據(jù)支撐。

公安縣城建檔案館相關(guān)負(fù)責(zé)人表示，將持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)功能，完善檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)范，進(jìn)一步提升服務(wù)精準(zhǔn)度與管理效能，以更便捷、高效的檔案服務(wù)賦能縣域城市建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展。（湖北日?qǐng)?bào)客戶端，通訊員李淑紅）